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Questions fréquentes :
Qui peut voir et modifier mon agenda ?
Par défaut, les agents de votre service et de votre organisation peuvent consulter et planifier des rendez-vous dans votre agenda. De plus, les agents du service secrétariat de votre organisation ont un accès étendu : ils peuvent voir, modifier et planifier des rendez-vous dans votre agenda.
Puis-je planifier un rendez-vous dans une autre organisation de mon territoire ?
Par défaut, un agent peut planifier des rendez-vous uniquement dans les plannings des agents de son service ou de son organisation. Pour planifier un rendez-vous dans une autre organisation, deux options sont possibles :
Utiliser la prescription interne : Cette option permet, depuis le bouton trouver un rendez-vous, d'élargir sa recherche à l'ensemble des organisations de son territoire. Elle est disponible si les motifs sont configurés comme ouverts aux prescripteurs dans la configuration des motifs. Cette configuration rendra visibles les disponibilités des agents d'autres organisations depuis le menu trouver un rendez-vous et le parcours élargir la recherche.
Être associé à plusieurs organisations : Un agent peut être associé à plusieurs organisations. Il aura alors accès aux agendas des agents des organisations auxquelles il est associé. Pour rechercher des disponibilités dans une autre organisation, il devra changer d'organisation depuis le menu en haut à gauche.
À quelle heure sont envoyées les notifications SMS ?
Plusieurs actions déclenchent l'envoi de SMS :
Une notification de confirmation est envoyée immédiatement après la création du rendez-vous.
Une notification de rappel est envoyée à l'usager 48h avant le rendez-vous (hors jours fériés et dimanches).
Une notification de rendez-vous modifié : l'usager reçoit immédiatement une notification en cas de modification du rendez-vous.
Une notification de rendez-vous annulé : l'usager reçoit immédiatement une notification en cas d'annulation du rendez-vous. Si l'usager est à l'origine de l'annulation, il doit le faire au moins 4 heures avant l'heure prévue du rendez-vous.
Puis-je associer un agent à plusieurs organisations ?
Un agent peut être associé à plusieurs organisations. Cette association lui donnera accès aux agendas des agents rattachés à son service dans chacune de ces organisations. Seul un agent administrateur de territoire peut associer un agent à plusieurs organisations.
Puis-je synchroniser l’agenda RDV Service Public avec un calendrier externe ?
Vous disposez de deux moyens :
Une synchronisation par notifications email : Vous recevrez une notification en temps réel. Bien qu'il n'y ait pas d'impact sur votre agenda RDV Service Public, cette notification vous permet d'accepter ou de refuser le rendez-vous. Si vous l'acceptez, il s'affichera directement sur votre agenda externe.
Une synchronisation par calendrier : Le lien Webcal suffit à connecter deux agendas. Une fois un rendez-vous fixé, vous ne recevrez ni e-mail de notification, ni demande de confirmation. De plus, ce lien est compatible avec tous les agendas, indépendamment de votre adresse e-mail. Toutefois, cette méthode dépend du fonctionnement des agendas externes. Si vous synchronisez votre agenda RDV Service Public avec Google Agenda, la mise à jour peut prendre jusqu'à 12 heures. Avec le calendrier Outlook, l'affichage de votre rendez-vous est généralement plus rapide et peut apparaître dans l'heure suivant la prise de rendez-vous
Puis-je modifier ou supprimer les données des usagers ?
Vous pouvez supprimer ou modifier les données des usagers. Sur la fiche des usagers, des options Modifier et Supprimer sont prévues à cet effet. Si aucunes modifications n’est apportée et que l’usager n’a pris aucun RDV durant deux ans, alors ses données seront supprimées automatiquement.
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Comment activer un nouveau service dans mon territoire ?
Par défaut, lors de la création de votre compte, un seul service sera actif dans votre territoire. Vous pourrez activer d'autres services pour y associer des agents selon vos besoins.
Pour activer un nouveau service, rendez-vous dans le menu espace admin accessible depuis le menu paramètres. Vous y trouverez un menu services où vous pourrez activer des services à partir d'une liste préétablie.
-> Sélectionnez le service que vous souhaitez activer sur votre territoire.