À quoi ça sert ?

Le rendez-vous est omniprésent dans la fonction publique — au sein des collectivités territoriales, des services de l'État et des opérateurs — pour permettre un temps d'échange entre un agent et un usager. Bien que cette tâche semble basique, elle engendre de nombreux défis métiers et techniques dans le quotidien des agents.

La recherche d’impact

Notre outil a un impact significatif sur les processus internes. Les organisations nous communiquent une nette amélioration de la productivité, une optimisation des coûts et un gain de temps tant pour les usagers que pour les agents. Au-delà de ces avantages qualitatifs, notre outil a généré au fil des années des résultats chiffrés concrets.

⬇️ du taux d'occupation téléphonique de l’accueil

⬆️ du nombre de rendez-vous traités par jour par agent

⬇️ des coûts liés aux rendez-vous manqués ou doublons

⬆️ du pourcentage de créneaux horaires utilisés

⬇️ de la durée nécessaire à la prise d’un rendez-vous

⬆️ le temps dédié à l’accompagnement des usagers

Notre plateforme propose une solution intégrée pour rationaliser ces processus, de la gestion centralisée des agendas à la prise de rendez-vous en ligne. Elle simplifie ainsi les interactions entre les différents services et améliore la relation entre les agents et les usagers. RDV Service Public se structure autours de 5 enjeux

Centraliser les informations

Les informations des usagers, les disponibilités et les rendez-vous sont centralisés pour simplifier le quotidien des agents et permettre une réponse rapide aux usagers :

  • “trouver une disponibilité” : chercher des disponibilités dans plusieurs services ou plusieurs sites pour planifier un RDV.

  • “liste des rendez-vous” : filtrer les rendez-vous pour chercher ou modifier des informations.

  • “fiche usagers” : accéder aux fiches usagers pour vérifier ou modifier des informations

Éviter les rendez-vous non honorés

Des notifications SMS et e-mails automatiques sont envoyées automatiquement aux usagers. Plusieurs comportements déclenchent les notifications :

  • “confirmation” est envoyée immédiatement après la création du rendez-vous.

  • “rappel” est envoyée à l'usager deux jours avant le rendez-vous à 9 heures (hors jours fériés et dimanches).

  • “rendez-vous modifié ou annulé” : est envoyée immédiatement après la modification du rendez-vous.

Ouvrir vos disponibilités en ligne

Votre administration peut rendre ses disponibilités accessibles en ligne. Vos usagers peuvent planifier des rendez-vous en toute autonomie via une URL dédiée, spécifique à votre administration :

  • rendez-vous de rappel téléphonique, sur place ou en visioconférence

  • Définition des délais minimum et maximum de réservation

  • Affichage d’instructions de prise de rendez-vous et de confirmation de rendez-vous

Améliorer l’expérience usager

L'interface ergonomique, aux couleurs de la charte de l'État, offre un parcours simple et rapide permettant aux usagers d’être autonomes quant à la gestion de leur rendez-vous :

  • Planifier des rendez-vous en ligne

  • Accéder à leur espace personnel pour visualiser les rendez-vous passés et futurs

  • Modifier ou annuler un rendez-vous à venir

Produire des statistiques

Les données des rendez-vous, centralisées sur la plateforme, permettent de générer des statistiques précises. Ces analyses vous aident à mesurer votre activité et à prendre des décisions éclairées :

  • Des statistiques à l’échelles des agents, des organisations ou du territoire

  • Des exports en fichier .xls

  • Possibilité d’un dashboard personnalisé sur demande

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