Gérer les fiches usager

Créer une fiche usager

Veillez à bien orthographier les noms et prénoms pour éviter la création de doublons.

Dans le menu usager, vous trouverez le bouton créer un usager. Notez que seuls le nom et le prénom de l'usager sont des champs obligatoires.

Chaque fiche usager est associée à une organisation. Elle est rattachée à l'organisation de l'agent qui l'a créée

Après avoir validé les informations en cliquant sur créer usager, vous accéderez à la fiche usager. Celle-ci contient les informations générales, l'historique et le statut des rendez-vous de l'usager. Après la création d'une fiche, vous pouvez inviter l'usager à se créer un compte. Il pourra ainsi modifier directement ses informations de contact et gérer ses rendez-vous.

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Modifier une fiche usager

Informations de contact

Vous pouvez modifier les informations de contact d'une fiche usager pour mettre à jour son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou ses préférences de notifications.

Notifications usagers

Chaque usager peut choisir de recevoir des notifications par e-mail et/ou par SMS. Ces options sont configurables dans son espace personnel.

Proche et responsable

Le « proche » désigne une fiche usager nécessitant un accompagnement en raison d'une incapacité permanente ou temporaire, qu'elle soit psychologique ou physique. Il peut s'agir d'un nourrisson, d'un enfant, d'une personne sous tutelle ou autre.

L'association d'une fiche proche à une fiche responsable permet au responsable d'être notifié des rendez-vous concernant son proche.

Le « responsable » désigne une fiche usager qui accompagne un proche en raison d'une incapacité permanente ou temporaire, psychologique ou physique. L'usager responsable et le proche peuvent être liés par des liens familiaux ou professionnels.

Actuellement, un usager proche ne peut être rattaché qu'à un seul responsable, mais un responsable peut être associé à plusieurs proches.

Si un usager modifie ses options personnelles, les agents ne peuvent plus les modifier.

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Fusionner des fiches usagers

Il arrive parfois que des doublons de fiches usagers soient créés. Le cas le plus fréquent survient lorsqu'un professionnel crée une fiche usager sans adresse e-mail, puis que l'usager crée lui-même un nouveau compte avec une adresse e-mail pour prendre rendez-vous.

D'autres situations peuvent mener à la création de doublons. Par exemple, une faute de frappe lors de la recherche d'une fiche usager par un agent pourrait laisser croire que l'usager n'existe pas dans la base de données.

L'unicité des comptes usagers reposant uniquement sur l'adresse e-mail, l'outil ne fait pas de rapprochement automatique. Une nouvelle fiche usager en doublon est donc créée. Heureusement, un écran spécifique, accessible depuis votre fiche usager, permet de fusionner ces fiches.

Pour fusionner des fiches

-> Cliquez sur le menu Usagers

-> Sélectionnez le bouton fusionner deux usagers

-> Entrez le nom de l'usager en double dans chacune des colonnes

Les informations de chaque fiche usager s'afficheront alors, avec les différences en orange et les similitudes en vert. Vous pourrez sélectionner les informations à conserver de l'une ou l'autre des fiches en cochant les lignes correspondantes. Ces informations seront intégrées dans la nouvelle fiche fusionnée.

Pour prévenir les doublons, un message d'avertissement s'affiche lorsqu'une même adresse e-mail est utilisée.